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Sin slack time no hay espacio para la mejora

Quienes estamos interesados en la mejora continua, entendemos la importancia de disponer de espacios para reflexionar. En esos espacios identificamos cambios y diseñamos experimentos pero, lamentablemente, no siempre somos capaces de aprender de nuestras experiencias. Muchas veces, resulta necesario también disponer de tiempo para dejar fluir las decisiones ya tomadas, las acciones realizadas, y así permitir que los aprendizajes maduren y las nuevas ideas germinen. Un entorno propicio para que esto suceda es el slack time.

Slack time: Tiempo holgado que habilita realizar actividades no pautadas.

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Existe la idea de que el tiempo que no estamos “cumpliendo con nuestras tareas” no estamos generando valor al negocio, lo que muchas veces nos hace sentir culpables si hacemos explícitos los momentos slack. Como consecuencia del miedo o vergüenza que nos genera hacerlos visibles, los tomamos sin conciencia, dado que voluntariamente o no, no nos es posible ser productivos todo el tiempo. Así, los espacios slack quedan camuflados e inconscientes y resultan menos efectivos de lo que podrían ser si fueran oficiales.

La propuesta es mantener espacios slack validados, acordados y lícitos, y realizar un esfuerzo por limitar que la vorágine del día los devore. Resulta necesario entonces, disponer de una adecuada gestión del tiempo para poder estar ordenados, y así tener herramientas para proteger con conciencia esos espacios.

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Son muchos los beneficios de poder tener espacios slack: empezando por la satisfacción de pasar tiempo realizando una actividad que disfrutamos y que podemos compartir con nuestros compañeros (momentos kairos!), lo que da lugar a que personas y equipos de trabajo fluyan mejor en sus tareas. También propicia la confianza, dado que hay espacio para que los temas ocultos -que en otros contextos no tiene espacio para salir- emerjan. Adicionalmente, cambiar el foco de atención propicia el espacio adecuado para que una serendipia ocurra (descubrimiento o un hallazgo afortunado e inesperado que se produce cuando se está buscando otra cosa). Así, la claridad para resolver un problema en curso podría llegar durante una una caminata al sol. En Kleer, actividades como meditar a medio día, tocar el piano o dedicar unos minutos a una siesta reparadora, son algunos ejemplos de nuestros espacios slack.

Existe el riesgo de hacer un uso engañoso del slack time, utilizándolo como medio de procrastinación (postergar algo que estamos negados a hacer). De esta forma, lejos de aliviarnos, podemos quedar enganchados con “eso otro” que todavía no hicimos, y dado que no estamos plenamente presentes en el espacio de slack, no podemos aprovechar la máximo sus beneficios.

Otro ejemplo de organización que promueve el slack time es la empresa FDV Solutions, con instrumentos musicales y diversidad de variaciones de Cubos Rubik dando vueltas por la oficina, festejos de cumpleaños después del almuerzo el último viernes de cada mes, las siestas en los puff y las gloriosas sesiones de masajes de 15 minutos!

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Encontrar el mejor momento del día para tener nuestro espacio slack puede convertirse en una búsqueda en sí misma. Una opción es planificarlo para el final del día, con la doble función de servir como motivador para avanzar en las tareas y dar cierre relajado a la jornada laboral. Una alternativa es planificar espacios slack al inicio o durante la jornada, a modo de intervalo de descanso para arrancar renovados el siguiente desafío que nos toque abordar. En algunos casos es una buena opción ya tener planificado qué vamos a hacer en nuestro espacio slack. También puede ser una buena idea simplemente escuchar “qué es lo que nuestro cuerpo y la mente necesitan hacer” (tal vez resultado también de la sincronización con nuestro reloj biológico) que puede resultar en salir a dar una vuelta, tocar algún instrumento, coordinar algún juego en equipos o mirar algún video inspirador.

La invitación es a empezar a tener momentos slack hoy mismo, y explorar los momentos del día y contextos en los que mayores beneficios se perciben!

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Administración del tiempo

Insustituible, inexorable, indispensable, inelástico y equitativo. No es posible comprarlo, acumularlo, reemplazarlo ni por supuesto, dejar de consumirlo. Estamos hablando de tiempo, claro.

El  universo de tópicos relacionados con la gestión del tiempo es realmente grande. Asociado a las actividades de calidad, hay un tema en particular que se caracteriza por presentarse una y otra vez: la desmesurada asignación de prioridad a lo urgente sobre lo importante. En general, las impunes cuestiones urgentes siempre, pero siempre –con esa intempestividad que las caracteriza- irrumpen sobre las inofensivas, bondadosas y fructíferas actividades de calidad, tan importantes que son.

Una solución concreta y efectiva que previene la fuga de la tortuga que encamina los temas importantes, es comprometer –COMPROMETER- algunas horas (del día, de la semana o del mes) a realizar actividades asociadas a los temas importantes sin dejarse avasallar por las urgencias que imprevisiblemente surgen. Aunque suene fácil, es todo un desafío poder mantener esta práctica a lo largo del tiempo.

Pero las irrespetuosas cuestiones urgentes no se llevan solas todas las medallas. Hay –muchos, muchos- otros  factores que interfieren con la adecuada administración del tiempo; entre ellos podemos distinguir la  procrastinación, la parálisis por análisis y las reuniones no-efectivas entre otros muchos ladrones del tiempo.

Una estrategia sugerida por los ágiles es conocida con el nombre de Time boxing, la cual está fundamentada en una ley conocida como la Ley de Parkinson que dice que  “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”. Está relacionada con evitar extender los tiempos inicialmente definidos para realizar actividades. Es decir, una vez cumplido el tiempo asignado para una actividad, ésta debe darse por finalizada esté o no completa. Este tipo de práctica ayuda a entrenar a los integrantes de un equipo en realizar las actividades en el tiempo definido para estas.

El video  “Deadline” -en formato stop motion con post-it- ilustra varias de estas cuestiones.