Administración del tiempo

Insustituible, inexorable, indispensable, inelástico y equitativo. No es posible comprarlo, acumularlo, reemplazarlo ni por supuesto, dejar de consumirlo. Estamos hablando de tiempo, claro.

El  universo de tópicos relacionados con la gestión del tiempo es realmente grande. Asociado a las actividades de calidad, hay un tema en particular que se caracteriza por presentarse una y otra vez: la desmesurada asignación de prioridad a lo urgente sobre lo importante. En general, las impunes cuestiones urgentes siempre, pero siempre –con esa intempestividad que las caracteriza- irrumpen sobre las inofensivas, bondadosas y fructíferas actividades de calidad, tan importantes que son.

Una solución concreta y efectiva que previene la fuga de la tortuga que encamina los temas importantes, es comprometer –COMPROMETER- algunas horas (del día, de la semana o del mes) a realizar actividades asociadas a los temas importantes sin dejarse avasallar por las urgencias que imprevisiblemente surgen. Aunque suene fácil, es todo un desafío poder mantener esta práctica a lo largo del tiempo.

Pero las irrespetuosas cuestiones urgentes no se llevan solas todas las medallas. Hay –muchos, muchos- otros  factores que interfieren con la adecuada administración del tiempo; entre ellos podemos distinguir la  procrastinación, la parálisis por análisis y las reuniones no-efectivas entre otros muchos ladrones del tiempo.

Una estrategia sugerida por los ágiles es conocida con el nombre de Time boxing, la cual está fundamentada en una ley conocida como la Ley de Parkinson que dice que  “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”. Está relacionada con evitar extender los tiempos inicialmente definidos para realizar actividades. Es decir, una vez cumplido el tiempo asignado para una actividad, ésta debe darse por finalizada esté o no completa. Este tipo de práctica ayuda a entrenar a los integrantes de un equipo en realizar las actividades en el tiempo definido para estas.

El video  “Deadline” -en formato stop motion con post-it- ilustra varias de estas cuestiones.

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3 Comments

  • Es todo un tema la administración de tiempo, en lo personal encuentro muy tedioso realizar la planificación, por 2 motivos, siento que me esta consumiendo tiempo (a pesar de que me va a ayudar a ahorrarlo) y siento, que por algún imprevisto voy a tener que reajustar la planificación, con lo cual siento que es un ejercicio futil.

    Y en cuanto al TimeBoxing, si lo aplicara, me da la sensación de que dejaria muchas cosas sin hacer.

    • pero reajustar la planificacion es algo malo?, osea si uno tiene que reajustar la planificación de algo, eso esta necesariamente mal?..

  • tan, TAN en desacuerdo con la primer línea.. el TIEMPO…. INELÁSTICO? Y encima de todo, EQUITATIVO?

    nunca has de haber trabajado con otros seres humanos y comparado productividades, nunca te fumaste uno y viviste tres horas en veinte minutos, y no tenés ninguno de esos amigos que tienen 250 actividades extra-laborales y de algún modo tienen tiempo de ir a comer asado los domingos con la familia… o te olvidaste de todo eso 😉

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